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Assurances collectives : tout savoir sur la Déclaration Sociale Nominative

Entrée en vigueur au 1er janvier 2017 et obligatoire pour les entreprises du secteur privé, la déclaration sociale nominative (DSN) concerne également la fonction publique depuis le 1er janvier 2022. Ce dispositif vient en remplacement de l’ensemble des déclarations sociales et fiscales afin de véritablement simplifier le paiement des cotisations obligatoires et complémentaires et l’envoi des données à transmettre mensuellement à tous les organismes de protection sociale, dont Simax fait partie.

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Quelles sont les opportunités offertes par la DSN ?

La DSN est une norme unique de dématérialisation à laquelle se conforment toutes les entreprises pour faciliter les émissions et le traitement des données sociales. La mise en place de la DSN représente une économie de temps considérable via la simplification de tâches souvent chronophages. Un gain de temps aussi bien pour les gestionnaires de paie que pour les organismes sociaux (Pôle emploi, CPAM, Urssaf, assureurs, etc.).

« Avant tout, au quotidien, c’est une véritable simplification pour les entreprises tant en termes de charge de travail pour les équipes paie qu’en termes d’efficacité sur les délais et la qualité des données échangées. Aucun client ayant opté pour la DSN ne fait machine arrière » explique Bertrand Guéguiniat, Directeur du développement de SIMAX.

Comment et à quelle fréquence faut-il générer la DSN ?

L’émission de la DSN se fait mensuellement au moment de la clôture des paies. Concernant le process à suivre par les ressources humaines ou encore les cabinets comptables, il est propre à chaque logiciel de paie utilisé en entreprise. Concernant les arrêts de travail et les fins de contrat, la DSN est à transmettre dans les 5 jours.

La DSN présente l’énorme avantage d’émettre automatiquement toutes les données relatives aux cotisations des fiches de paie, et ce, de façon automatique à chaque organisme. Notre responsable du service affiliation/cotisation, Baptiste Schissele, précise : « Auparavant, il fallait renseigner les données propres à chaque organisme social et leur transmettre manuellement. Depuis la mise en place de la DSN, les gestionnaires de paie renseignent les informations dans un seul et même outil pour les transmettre à tous les organismes destinataires. Ce process segmente l’information, ce qui permet de sécuriser la transmission des données pour que chacun reçoive uniquement celles qui le concernent ».

Quelles sont les opérations préalables à l’émission d’une DSN ?

La première étape consiste à paramétrer le logiciel de paie afin de s’assurer que toutes les données soient bien transmises à l’ensemble des organismes sociaux ainsi qu’à leurs intermédiaires. « Cette étape est fondamentale pour permettre l’exploitation correcte des informations par Simax au quotidien. Un mauvais paramétrage générera des rejets de flux et des échanges ultérieurs. C’est pourquoi nous accompagnons les entreprises dans cette phase, même si elles sont maintenant très habituées à paramétrer la DSN » explique Bertrand Guéguiniat

Les fiches de paramétrage sont disponibles sur le site net-entreprises.fr depuis votre espace, pour les salariés rattachés au régime général et local de Sécurité sociale. Pour le secteur agricole, cela se gère depuis le site de la MSA.

À noter que chaque contrat dispose de sa propre fiche de paramétrage. Néanmoins, les codes à renseigner pour assurer la bonne transmission des données répondent à une norme précise et évoluent chaque année selon les nouveaux taux. Ainsi, les paramétrages sont à effectuer une fois par an seulement pour gagner en efficacité !

L’accompagnement SIMAX pour vos clients : besoin d’assistance pour la fiche de paramétrage du bloc adhésion/prévoyance ? Les équipes SIMAX sont à disposition pour guider vos clients dans les démarches DSN relatives à leur contrat de complémentaire santé et prévoyance.

À qui sont envoyées les données émises via la DSN et quels sont les différents types de données ?

En tant que gestionnaire en contrat d’assurances collectives, les données transmises à SIMAX sont traitées par le service affiliation / cotisation et par le service prestations prévoyance.

Les données en question sont celles relatives aux contrats des salariés, à savoir :

  • Cotisations : déclaration des cotisations de vos contrats complémentaires santé et/ou prévoyance et prélèvement sur la base de ces déclarations détaillées ;
  • Fin de contrats de travail : permet la radiation des ex-salariés sans autre formalité ;
  • Motif de sortie et durée du dernier de contrat de travail : permet la préaffiliation en portabilité et la communication de ses droits et obligations aux ex-salariés ;
  • Arrêts de travail : Fiabilisation des délais de déclaration des dossiers d’arrêt de travail ;
  • Informations sur la personne : permet la comparaison de vos informations avec celles connues de SIMAX pour fiabilisation du service (ex. : noms divergents, adresses différentes, dates d’affiliations …).

Quel usage fait SIMAX des données transmises ?

Dès lors que les données sont transmises aux services dédiés, elles permettent dans un premier temps de s’assurer que notre base de données est à jour (nom, prénom, adresse du salarié, rattachement au contrat avec les options choisies…) pour éviter les erreurs de calculs ou de fermeture/ouverture de droit à tort.

Les équipes exploitent ensuite les données reçues :

  • À commencer par la déclaration de fin de contrat de travail. La date et le motif de sortie sont traités tous les mois sans avoir à solliciter une intervention quelconque de l’entreprise. Ainsi, les droits à la complémentaire santé d’entreprise sont fermés le mois qui suit sa sortie.
  • La gestion de la portabilité. Si le salarié est en droit de continuer à profiter de la couverture complémentaire d’entreprise (hors départ en retraite, licenciement pour faute lourde et certaines démissions), la DSN va permettre de calculer la période de droit en fonction de l’ancienneté du salarié. Nos équipes établissent une préaffiliation dans l’attente des pièces justificatives de Pôle Emploi pour finaliser le dossier de portabilité.
  • L’exploitation des blocs de versement OPS (Organisme de Protection Sociale).  Ce qui permet de gérer les prélèvements DSN et la facturation.

De quelle façon les cotisations sociales sont-elles réglées ?

Pour vos cotisations sociales liées à vos contrats d’assurances collectives, nous procédons par prélèvement via un mandat SEPA.

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Quelles sont les évolutions du système de DSN pour SIMAX ?

L’objectif de la DSN est de dématérialiser complètement les échanges de données entre les entreprises/administrations et les organismes obligatoires et complémentaires. Aujourd’hui, s’agissant des DSN aux organismes complémentaires, nous attendons les nouvelles normes correspondant à ce que l’on a appelé la « DSN évènementielle ».

Aujourd’hui, en effet, les flux de DSN exploités sont produits et traités sur un rythme mensuel, ce qui ne permet pas d’utiliser certaines données comme les affiliations dans un délai satisfaisant pour le salarié nouvellement embauché par exemple.

La DSN évènementielle permettra, dès que les normes seront publiées, d’utiliser des flux quotidiens pour affilier, déclarer les arrêts de travail et les reprises et modifier en quelques jours toutes les informations relatives à l’assuré.

« Pour les entreprises, cette étape correspondra à la fin de nombreuses contraintes administratives et à une réduction de la charge de gestion interne en paie. Pour les gestionnaires comme SIMAX, cela permettra d’améliorer la fiabilité des données, de réduire certains délais et d’optimiser l’expérience de nos clients. Nous attendons donc cette nouvelle norme avec impatience » ajoute Bertrand Guéguiniat.

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