Politique de confidentialité

Quelle est l’utilité de notre Politique de confidentialité ?

Les entités du Groupe ROEDERER, qui gèrent le site www.simax-sante.fr, accordent une grande importance à la protection et la confidentialité de vos données personnelles qui représentent, pour nous, un gage de sérieux et de confiance.

A ce titre, notre Politique de confidentialité des données personnelles témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein des entités du Groupe ROEDERER, les règles applicables en matière de protection des données personnelles et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données ("RGPD").

En particulier, notre Politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services que nous vous fournissons.

A qui s’adresse notre Politique de confidentialité ?

Notre Politique de confidentialité s’adresse à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes âgé d'au moins 15 ans, que vous soyez un de nos clients ou un "simple" visiteur du site www.simax-sante.fr.

Si vous avez moins de l'âge légal détaillé ci-dessus, vous n’êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l’un de vos parents ou du titulaire de l'autorité parentale qui doit nous être adressé par email à l’adresse dpo@simax-sante.fr.

Si vous pensez que nous détenons des données personnelles concernant vos enfants sans y avoir consenti, nous vous invitons à nous contacter à l'adresse dédiée détaillée ci-dessus.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quel fondement ?

Nous traitons vos données personnelles essentiellement pour les raisons suivantes :

• Naviguer sur notre site internet, bénéficier de nos services et pour que nous puissions répondre à vos demandes (ex : demandes d’information, réclamations, etc.) sur la base du contrat qui nous lie à vous et de notre intérêt légitime à vous fournir le meilleur service possible.
• Exécuter le contrat d’assurance qui nous lie avec vous, ou en assurer les mesures précontractuelles (études des besoins, recherches de compagnies d’assurance, etc).
• Gérer notre service clients sur la base de l’exécution du contrat et de notre intérêt légitime à répondre au mieux à vos demandes et réclamations.
• Gérer la facturation et les éventuels impayés, sur la base de notre intérêt légitime à obtenir une contrepartie à la fourniture de notre service et sur la base de nos conditions générales.
• Nous suivre et commenter nos publications sur les réseaux sociaux sur la base de notre intérêt légitime à bénéficier d’une page dédiée sur les réseaux sociaux.
• Utiliser notre messagerie instantanée sur la base de notre intérêt légitime à échanger facilement avec vous.
• Recevoir notre newsletter qui vous informe sur toutes les actualités concernant nos services sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle et sur la base de votre consentement dans le cas où vous ne seriez pas encore client de nos services.
• Permettre le téléchargement de documents sur la base du contrat qui nous lie à vous, afin de répondre à vos demandes.
• Enregistrer les conversations que nous avons avec vous dans une démarche d'amélioration de notre service clients sur la base de notre intérêt légitime à améliorer la qualité de notre service et former notre personnel.
• Envoyer des enquêtes de satisfaction sur la base de notre intérêt légitime à améliorer nos services.
• Dans le cadre de notre prospection commerciale, sur la base de notre intérêt légitime ou de votre consentement le cas échéant (newsletter, courrier ou appel téléphonique)
• Respecter nos obligations en matière de lutte contre la fraude, le blanchiment et le financement du terrorisme, sur le fondement de nos obligations.
• Répondre aux demandes des autorités, dans le cadre de nos obligations légales (contrôle administratifs ou financiers).

Lorsque les finalités décrites ci-dessus donnent lieu à une prise de décision automatisée produisant des effets juridiques, vous concernant ou vous affectant de manière significative, nous vous informerons séparément de la raison sous-jacente ainsi que de l’importance et des conséquences prévues de ce traitement. Cela peut notamment être le cas dans le cadre de décision de prise en charge ou non de certains sinistres.

Comment avons-nous obtenu vos données personnelles ?

Vos données sont collectées directement auprès de vous lors de nos échanges, et dès lors que vous êtes client de nos services ou "simple" visiteur de notre site www.simax-sante.fr. Nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment.

Vos données sont également collectées auprès de mandataires d’intermédiaire en assurance, de co-courtiers, d’indicateurs d'affaires, d’organismes complémentaires (délégataires de gestion, mutuelles, compagnies d'assurance et institutions de prévoyance), d’organismes de lutte contre la fraude, le blanchiment et le financement du terrorisme.

Concernant les professionnels uniquement, il est également possible que vos données personnelles soient traitées indirectement dans le cadre de salons ou de réseaux sociaux (ex : Linkedin).

En revanche, dès lors que vous publiez volontairement du contenu sur les pages que nous éditons sur les réseaux sociaux, vous reconnaissez être entièrement responsable de toute information personnelle que vous pourriez transmettre, quelle que soit la nature et l’origine de l’information fournie.

Lors de la souscription d’un contrat et /ou lors de la création d’un compte sur l’un de nos sites, certaines données doivent nous être obligatoirement communiquées. Les conséquences du défaut de la collecte de vos données dépendent des situations. A défaut de communiquer ces données obligatoires, vous ne pourrez notamment pas créer de compte sur les sites en question, ou conclure de contrat avec nous.

La non-communication de certains justificatifs peut nous empêcher de répondre à vos demandes de droits notamment.

Quelles données personnelles traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

• Pour les particuliers, données d’identification personnelles (ex : nom, prénom) et coordonnées (ex : adresse email) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s'ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Données relatives à votre vie personnelle : situation familiale, statut marital, régime matrimonial…) conservées pendant la durée du contrat concerné et à l’issue, pendant la durée légale de la prescription
• Des données sensibles telles que des données de santé, relatives à vos besoins en matière de soins : soins dentaires, optique, appareillage auditif etc, des données relatives à votre orientation sexuelle, politique, vos origines ethniques, et vos condamnations au moment de la souscription de votre contrat d’assurance conservées pendant la durée du contrat concerné et à l’issue, pendant la durée légale de la prescription.
• Pour les particuliers, données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Pour les professionnels, données d’identification personnelles (ex : nom, prénom, poste, entreprise, service, etc.) et coordonnées (ex : adresse email et téléphone professionnel, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s'ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Pour les professionnels, lorsqu'il y a une confusion entre le nom de votre structure et votre nom personnel (ex : auto-entrepreneur, TPE, etc.), données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Adresse email pour recevoir notre newsletter conservée jusqu'à la fin de votre abonnement à la newsletter.
• Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
• Cookies qui sont en général conservés pendant une durée de 13 mois maximum. Pour plus de détails sur l'utilisation que nous faisons de vos cookies, vous pouvez consulter notre politique cookies accessible à tout moment sur notre site internet.
• Voix enregistrée lors de conservations téléphoniques et conservée pendant une durée de 6 mois maximum à l'exception des appels permettant de justifier la conclusion d'un contrat conservés dans ce cas pendant les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans

Nous sommes également susceptibles de traiter des données de votre entourage (conjoint, enfants) nécessaire dans le cadre de notre activité de conseil en gestion de patrimoine, pour la signature du contrat recherché.

Les données sont conservées jusqu’à la fin de notre contrat avec vos soins, et jusqu’à expiration des délais applicables en matière assurantielle par la suite. Certaines durées de conservation spécifiques au secteur de l’assurance nous amènent à conserver vos données sur des longues durées telles que par exemple 30 ans à compter du décès d’un assuré dans le cadre d’un contrat décès ou d’une garantie obsèques.

A l'expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.

Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données personnelles vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données personnelles ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.

• Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
• Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
• Droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque celui-ci est fondé sur notre intérêt légitime, sauf si des motifs légitimes et impérieux justifient ce traitement et prévalent sur vos intérêts, droits et libertés.
• Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
• Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
• Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
• Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit par l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant-droit.

Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous, ou votre représentant à l’adresse dpo@simax-sante.fr

Les demandes ne peuvent pas émaner d’une autre personne que vous ou votre représentant. Nous pouvons donc vous demander la communication d’une preuve d’identité en cas de doute sur l’identité du demandeur, ainsi qu'une justification de la représentation.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai maximum d'un mois à compter de sa réception, sauf si la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment. Dans ce cas, le délai de réponse peut être de trois mois maximum.

Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques dans l'unique but de faire fonctionner notre service. Nous pouvons également transmettre ces données aux compagnies et distributeurs d’assurance en charge de votre dossier, ainsi qu’aux mandataires indépendants, intermédiaires ou courtiers.

Nous sommes également amenés à transmettre vos données aux établissements bancaires et de crédit ; aux sociétés commercialisant des produits financiers ou d’investissements ; aux prestataires de services d'assurance de prêt et de rachat de crédit ; aux prestataires de services et de conseil en matière de santé et en accompagnement de contrats d’assurance santé ; aux associations de gestion de portefeuilles.

Enfin nous pouvons être amenés à transmettre vos données aux autorités financières, judiciaires ou agences d’État, organismes publics sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ; et à certaines professions réglementées telles qu’avocats, notaires, commissaires aux comptes, consultants.

Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s'assurer qu'ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.

PAR AILLEURS, NOUS VOUS GARANTISSONS QUE NOUS NE TRANSFERONS OU NE VENDONS JAMAIS VOS DONNEES A DES TIERS OU A DES PARTENAIRES COMMERCIAUX.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l'Union européenne ?

Les données personnelles traitées par notre site internet sont exclusivement hébergées sur des serveurs situés au sein de l'Union européenne.

Par ailleurs, nous faisons notre maximum pour n'utiliser que des outils techniques dont les serveurs sont également situés au sein de l’Union européenne. Si toutefois cela n'était pas le cas, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées requises pour assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre tous les moyens techniques et organisationnels requis pour garantir la sécurité de vos données personnelles au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation.

Utilisons-nous des cookies lorsque vous naviguez sur notre site internet ?

Nous vous informons que nous utilisons des cookies lorsque vous naviguez sur notre site internet. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre Politique cookies consultable en pied de page de notre site internet.

Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations sur l'utilisation de vos données personnelles ?

Pour garantir au mieux la protection et l'intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données (“DPO”) indépendant auprès de notre autorité de contrôle.

Vous pouvez à tout moment et gratuitement contacter notre DPO à l'adresse dpo@simax-sante.fr afin d'obtenir plus d'informations ou de détails sur la manière dont nous traitons vos données.

 

Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?

Vous pouvez à tout moment contacter la “Commission nationale de l'informatique et des libertés” ou “CNIL” aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.

La Politique de confidentialité peut-elle être modifiée ?

Nous sommes susceptibles de modifier notre Politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur. Les mises à jour ne donnant pas lieu à une information préalable, nous vous recommandons de vous référer à la version de la Politique de confidentialité présente sur le site internet.

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