Se substituer à votre client sur ZenRH en toute conformité !
Dans le monde complexe des assurances, l'efficacité et l'accessibilité des informations sont primordiales pour les courtiers. La substitution en gestion par mandat se présente comme une solution innovante, permettant une gestion optimisée des contrats d'assurance.
Très souvent, les courtiers ou les agents généraux souhaitent accompagner davantage leur client dans la prise en main de l’espace entreprise ZenRH. Parfois, ils souhaitent même opérer les déclarations en ligne à la place de leur client pour les soulager de ce sujet et lui garantir un service qualitatif.
Pour autant, le Règlement Général sur la Protection des Donnéess (RGPD) ou la répartition de la responsabilité entre conseil et client ont rendu cette démarche peu conforme aux contraintes juridiques imposées.
En effet, le courtier (même s’il est amené à collecter des bulletins d’affiliations) n’est a priori pas habilité à exploiter ces données personnelles à d’autres fins que celles prévues dans le contrat d’assurance. Il n’est donc pas possible sur le plan légal de conserver ces documents ou de les copier car la finalité présentée à l’assuré porte uniquement sur l’utilisation de ces données pour s’affilier. Nous passerons sur les conséquences au regard du RGPD du non-respect des règles de protection de ces données.
Mais comment résoudre ce paradoxe qui met aujourd’hui en opposition le client et son conseil ?
En fait, il est admis que le traitement des informations personnelles contenues dans les bulletins d’affiliation est autorisé par l’employeur dans sa qualité d’employeur et à condition de ne pas collecter d’informations personnelles que le collaborateur ne lui a pas explicitement communiquées.
Ainsi un numéro de téléphone portable inscrit dans un bulletin n’est pas une donnée que l’employeur peut collecter et intégrer dans son SIRH sans le consentement du collaborateur. Pour autant, et pour le reste des informations, l’employeur est habilité à traiter les données pour affilier son salarié au régime de complémentaire santé ou prévoyance et c’est pourquoi l’entreprise dispose de son accès à l’espace entreprise.
Pour permettre au conseil de l’entreprise d’accéder à cet espace, il faut donc que l’entreprise lui confie une mission et lui délivre une délégation lui permettant d’agir en qualité de mandataire.
Le « mandat RGPD » permet au conseil muni de ce document, de se faire ouvrir des droits spécifiques sur l’espace ZenRH de son client. Il peut alors agir dans ZenRH en tant que mandataire et sous la responsabilité de son client.
Comment ça marche ?
- Complétez et faites signer le mandat RGPD, disponible dans votre espace documentaire ZenOffice à votre entreprise cliente
- Adressez le mandat à commercial@simax-sante.fr pour que vous soit ouverts les droits d’accès
- Connectez-vous sur ZenOffice. Dans la barre de menu, cliquez sur le nouvel item « Gérer » et sélectionnez dans la liste déroulante le client concerné.
- Vous êtes ensuite placé sur l’espace ZenRH de votre client en « substitution » et vous pouvez utiliser son espace.
Attention : si l’accès à ce menu n’apparaît pas, c’est que nous n’avons pas le mandat de votre client ou que ce dernier l’a dénoncé.
N’hésitez pas à contacter l’équipe SIMAX sur commercial@simax-sante.fr
